Cách giảm dung lượng file PDF xuống 1 MB, 200 KB

Câu trả lời ngắn: để giảm dung lượng file PDF, hãy mở Nén PDF, chọn file PDF của bạn, rồi trong mục Nén theo dung lượng bấm 1 MB, 500 KB hoặc 200 KB. Với dung lượng khác, chẳng hạn 100 KB, hãy nhập vào ô Dung lượng (KB) rồi bấm Nén về dung lượng này. Sau đó bấm Tải xuống bản PDF nén. Trang đầy chữ vẫn giữ nguyên là chữ, trang scan chỉ được thu nhỏ vừa đủ để lọt giới hạn, và nếu không thể đạt dung lượng đó mà chữ vẫn đọc được, trang web sẽ cho bạn biết dung lượng nhỏ nhất mà chữ còn đọc được. Mọi thứ chạy trong trình duyệt, trên điện thoại hay máy tính đều được, miễn phí, và file không bao giờ bị tải lên.

Vì sao file PDF lại quá nặng

File PDF tạo bằng máy scan hoặc camera điện thoại lưu mỗi trang dưới dạng một bức ảnh, và một trang chụp ở độ phân giải đầy đủ có thể chiếm từ 1 MB trở lên. Một bản scan mười trang dễ dàng lên tới vài MB, vượt xa mức 1 MB, 500 KB, 200 KB hay 100 KB mà các biểu mẫu nộp hồ sơ, cổng tuyển dụng và trang web của cơ quan nhà nước thường chấp nhận. File PDF lưu từ Word hoặc trình soạn thảo khác thường nhỏ, trừ khi có chứa ảnh lớn.

Nhiều công cụ nén chỉ cho chọn mức chất lượng như “cao” và “thấp”, nên bạn cứ phải đoán đi đoán lại cho đến khi file tình cờ lọt giới hạn. Nén theo dung lượng thì làm ngược lại: bạn đưa ra dung lượng, công cụ tìm chất lượng tốt nhất mà vẫn nằm dưới mức đó.

Cách giảm dung lượng file PDF xuống một mức cụ thể

Mở Nén PDF trong trình duyệt. Công cụ hoạt động giống nhau trên Windows, Mac, Android và iPhone, không cần cài đặt gì và không cần tài khoản.
Chọn file PDF bạn muốn làm nhỏ lại.
Trong mục Nén theo dung lượng, bấm 1 MB, 500 KB hoặc 200 KB. Nếu biểu mẫu yêu cầu dung lượng khác, hãy nhập vào ô Dung lượng (KB) (với 100 KB thì nhập 100) rồi bấm Nén về dung lượng này. Mọi dung lượng từ 10 KB đến 100.000 KB đều được.
Chờ trong lúc công cụ thử vài mức độ phân giải và chất lượng cho các trang scan, rồi giữ lại mức tốt nhất vẫn lọt giới hạn.
Bấm Tải xuống bản PDF nén.

Kết quả sẽ nằm dưới dung lượng bạn đã chọn. Công cụ tính 1 KB là 1.000 byte và 1 MB là 1.000.000 byte, nên file đã lọt giới hạn ở đây cũng sẽ lọt với biểu mẫu tính 1 MB là 1.024 KB.

Các trang của bạn được xử lý thế nào

Trước hết, dọn dẹp nhẹ. Công cụ sắp xếp gọn cấu trúc của file mà không thay đổi bất cứ thứ gì bạn nhìn thấy. Nếu chỉ vậy đã đủ thì không làm gì thêm.
Trang có chữ được sao chép nguyên trạng. Chữ vẫn sắc nét, chọn được và tìm kiếm được, các liên kết vẫn hoạt động.
Trang chỉ có vài chữ hoặc không có chữ nào, như bản scan, ảnh chụp và nhiều trang trình chiếu, được lưu lại dưới dạng ảnh ở độ phân giải và chất lượng cao nhất mà vẫn lọt giới hạn, từ 200 DPI xuống thấp nhất là 100 DPI. Ở 100 DPI, ngay cả chữ nhỏ cỡ 8 pt vẫn đọc được. Chữ trên các trang này sẽ không chọn được nữa, và mọi thứ bạn có thể bấm vào hoặc điền trên đó sẽ trở thành một phần của ảnh.
File vốn đã dưới dung lượng đó được trả lại nguyên vẹn, và trang web sẽ báo cho bạn biết.

Có thể nén PDF mà không giảm chất lượng không?

Một phần. Bước dọn dẹp nhẹ không thay đổi bất cứ thứ gì bạn nhìn thấy, và trang có chữ không bao giờ bị chuyển thành ảnh, nên file PDF tạo từ tài liệu văn bản giữ nguyên chất lượng. Trang scan thì khác: làm chúng nhỏ đi luôn phải đánh đổi một phần độ sắc nét. Công cụ giữ lại độ nét nhiều nhất trong phạm vi dung lượng cho phép, nên dung lượng bạn chọn càng lớn thì bản scan càng nét. Nếu biểu mẫu chấp nhận 1 MB, đừng chọn 200 KB.

Nếu không đạt được dung lượng đó

Vì trang có chữ không bao giờ bị chuyển thành ảnh, file PDF chủ yếu là chữ sẽ có một giới hạn dưới: dù các trang scan được thu nhỏ đến đâu, các trang chữ vẫn chiếm chỗ của chúng. Công cụ cũng không bao giờ tự hạ xuống dưới 100 DPI, vì dưới mức đó chữ nhỏ bắt đầu bị mờ. Khi không thể đạt dung lượng đó, trang web sẽ báo cho bạn và đưa ra file nhỏ nhất mà chữ còn đọc được, file này bạn vẫn có thể tải xuống.

Nếu vẫn cần nhỏ hơn nữa, hãy bấm Vẫn thu nhỏ thêm (chữ nhỏ có thể bị mờ). Khi đó các trang scan có thể xuống tới 50 DPI. Hãy mở file kết quả trước khi gửi đi, vì chữ nhỏ có thể không còn đọc được.

Những cách khác cũng có ích:

Bỏ những trang không cần thiết. Mặt sau trống của các tờ đã scan, trang bìa và phụ lục đều làm tăng dung lượng. Xóa trang trắng tìm các trang trống trong bản scan, còn Xóa Trang PDF xóa bất kỳ trang nào bạn chọn. Sau đó nén lại.
Chia nhỏ tài liệu. Nếu biểu mẫu chấp nhận nhiều file, Chia PDF cắt một file PDF thành các phần nhỏ hơn.
Chọn dung lượng lớn nhất mà biểu mẫu cho phép. Dung lượng càng nhỏ, độ phân giải của các trang scan càng thấp.

Mẹo để bản scan vẫn đọc được

Nén theo dung lượng luôn dùng chất lượng tốt nhất còn lọt giới hạn, nhưng kết quả không thể tốt hơn bản scan ban đầu. Hãy chụp trang dưới ánh sáng tốt, giữ trang thẳng và không bị cắt mất phần nào, rồi mở file đã tải xuống trước khi gửi. Nếu chữ nhỏ khó đọc ở 100 KB hoặc 200 KB, hãy dùng giới hạn lớn hơn nếu biểu mẫu cho phép. Nếu bạn bắt đầu từ ảnh chụp, JPG/PNG sang PDF sẽ gộp chúng thành một file PDF để bạn nén tiếp.

Câu hỏi thường gặp

File PDF của tôi có bị tải lên máy chủ không?

Không. Toàn bộ quá trình nén chạy trong trình duyệt trên thiết bị của bạn. File không được gửi đi đâu cả, nên thẻ căn cước, bằng tốt nghiệp hay sao kê ngân hàng vẫn nằm trên điện thoại hoặc máy tính của bạn.

Có thể giảm dung lượng file PDF trên điện thoại không?

Có. Mở trang trong Chrome, Safari hoặc trình duyệt khác, chọn file từ bộ nhớ điện thoại rồi tải kết quả xuống. Không cần cài ứng dụng nào.

Làm sao nén PDF đủ nhỏ để gửi qua email?

Các dịch vụ email thường từ chối tệp đính kèm lớn hơn 20 đến 25 MB. Để an toàn, hãy nhắm thấp hơn một chút: nhập 15000 (tức 15 MB) vào ô Dung lượng (KB) rồi bấm Nén về dung lượng này.

Chữ trong file PDF có còn chọn được không?

Ở các trang có chữ thì có, vì những trang đó được sao chép nguyên trạng. Trang chỉ có vài chữ, như bản scan hay trang trình chiếu, được lưu dưới dạng ảnh, nên chữ trên đó không chọn được nữa.

Nếu file PDF của tôi đã dưới dung lượng tôi chọn thì sao?

File được trả lại nguyên vẹn, và trang web sẽ báo rằng file vốn đã dưới giới hạn.

Có miễn phí không? Có hình mờ không?

Miễn phí, không có hình mờ và không cần đăng ký.